Les réunions d’affaires sont indispensables pour échanger avec vos employés et vos collaborateurs. Elles vous permettent d’échanger des informations que tout le monde recevra pour que toutes ses personnes puissent se coordonner; de prendre en compte les retours de chaque personne autour de la table et récolter leurs suggestions. Mais c’est aussi lors de ces réunions de travail qu’il est possible de faire le point sur le travail effectué et de décider des actions à mener pour remplir les objectifs fixés.
1- Définir précisément le but de la réunion
Une réunion doit toujours avoir un but précis et il peut être contreproductif d’organiser une réunion lorsque ce n’est pas nécessaire. L’organisateur doit prendre en main la planification d’une réunion lorsqu’elle est nécessaire et déterminer à l’avance le thème de la réunion et chaque point qui sera abordé.
L’organisateur doit définir les raisons qui l’ont poussé à faire une réunion, les objectifs, le type d’informations à échanger ainsi que les personnes à réunir. Une réunion peut avoir différents buts, l’organisateur peut se servir de ce moment pour informer tous les employés et les collaborateurs d’un important changement, de récolter des retours pour résoudre un problème ou même pour prendre une décision importante. Ce sera l’organisateur qui décidera de l’utilité et de la légitimité de chaque personne à convier.
Une fois tous ces points bien éclaircis, il est temps de passer à la préparation.
2- La préparation de la réunion
Il est indispensable de préparer la réunion à l’avance et de penser en détail à tous les points suivants.
Trouver le lieu et l’horaire adapté
L’horaire doit arranger le maximum de participants. Il est plutôt conseillé d’organiser une réunion en milieu de matinée et de débuter entre 9h et 10h pour que chaque participant soit bien réveillé pour travailler et avec un bon niveau d’énergie.
Le lieu de la réunion devra être facilement accessible et bien desservi par les transports en commun et il est conseillé de trouver un espace calme équipé pour projeter une présentation ainsi que d’un espace pouvant accueillir confortablement tous les participants. Même si les locaux de l’entreprise conviennent pour faire la réunion, il est important pour l’équipe d’organiser plusieurs fois par an des réunions en dehors des locaux.
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Définir l’ordre du jour
L’ordre du jour est la feuille de route qui liste les points à aborder lors de la réunion. Il permet aux participants de connaître les thématiques et les sujets qui vont être abordés et des possibles décisions à prendre. L’ordre du jour doit être envoyé au préalable pour que tous les participants puissent se préparer pour la réunion.
Le choix des participants
Chaque participant doit être nécessaire à la réunion. Soit car il est directement concerné par une décision qui va être prise ou bien parce qu’il possède des informations qui seront importantes à transmettre aux autres participants. Toutes les personnes qui ne sont ni légitimes ni utiles n’ont aucunement besoin d’être conviées. Il faudra veiller à ne pas oublier des collaborateurs ou employés qui auraient dû être présents lors de la réunion.
Préparer le bon déroulement de la réunion
La réunion ne doit pas être trop longue, sachant que l’attention des participants diminue fortement au bout de 50 minutes. L’organisateur doit préparer un support visuel qui rend la réunion intéressante et la rendre interactive pour impliquer les participants. Un temps prédéfini est attribué pour chaque sujet abordé pour éviter de manquer de temps ou de trop s’écarter du thème de la réunion.
Une fois que tous les préparatifs sont prêts vous allez vous assurer de la présence de chacun en faisant un suivi après avoir envoyé votre invitation.