Vous êtes à la tête d’une entreprise privée disposant d’un service d’impression ? L’impact environnemental des impressions est une préoccupation à voir en premier lieu. En effet à l’ère du digital, adopter une démarche écologique devient une nécessité pour réduire l’empreinte carbone de l’entreprise. La question étant : « comment faire ? ». Découvrez les mesures à prendre pour disposer d’une gestion des impressions éco-responsable.
Pourquoi adopter une gestion des impressions éco-responsable ?
Avant de parler des mesures à prendre, comprenez d’abord pourquoi il est important pour une société d’adopter une gestion des impressions éco-responsable. Limiter l’impact environnemental des impressions possède de nombreux avantages pour une entreprise telle qu’une startup, une PME ou un grand groupe. En effet, la réduction de l’empreinte carbone d’une entreprise permet par la même occasion de la réduction des coûts liés aux impressions. Et pour cause, une impression éco-responsable amène une structure à imprimer des documents de manière rationnelle. Le fait de rationaliser l’usage des périphériques d’impression prévient des gaspillages de consommables d’impression comme les cartouches d’encre et les papiers. Le résultat de cette mesure est donc la diminution du réapprovisionnement des fournitures et de votre budget d’impression.
Quelles sont les mesures à prendre pour une gestion des impressions éco-responsable ?
Découvrez les mesures à respecter pour pratiquer une activité d’impression écologique.
Acheter du matériel et des consommables écologiques
Pour faire une impression écologique, équipez-vous du matériel d’impression dédié à cet effet. Avec une imprimante multifonction (Mfp) de dernière génération, vous pouvez diminuer la consommation d’énergie tout en gagnant en qualité d’impression. Renouveler votre parc d’imprimantes peut donc aider à réduire les frais de fonctionnement. Outre les outils d’impression, il faut également utiliser une matière d’impression écologique notamment du papier recyclé. Sachez qu’un papier recyclé certifié PEFC ou FSC peut être utilisé à 5 reprises. Si vous imprimez depuis des imprimantes jet d’encre, optez également pour une encre écologique à savoir des encres végétales. Sinon, les imprimantes laser sont tout aussi intéressantes avec une durée de vie rallongée des toners.
Sensibiliser les utilisateurs finaux sur les bonnes pratiques
Les collaborateurs sont à la fois le problème et la solution d’une activité d’impression éco-responsable. Ils constituent le problème dans la mesure où ils contribuent à la surimpression depuis les imprimantes locales, les copieurs et les scanners. Cela crée un grand décalage entre le nombre de pages imprimées et les besoins d’impression de la société. Il faut savoir que tous les documents imprimés par les utilisateurs ne sont pas forcément utilisés à des fins professionnelles. C’est pourquoi il faut sensibiliser les utilisateurs sur l’importance de limiter les activités d’impression à l’essentiel. Ainsi, vos collaborateurs deviennent la solution au problème de gaspillage et à la réduction de l’empreinte carbone de votre entreprise.
Instaurer une politique d’impression éco-responsable
Pour que vos collaborateurs s’imprègnent des bonnes pratiques à suivre en matière d’écologie, il faut en faire des règles. Pour ce faire, mettez en place une politique d’impression regroupant les pratiques pour assurer le bon usage des imprimantes professionnelles. Cet outil de gestion des impressions vous permet de mesurer et de contrôler le workflow dans l’environnement de travail. Outre la bonne gestion, cette politique d’impression permet également d’optimiser la productivité. Suivre les bonnes pratiques permet l’automatisation des processus d’impression et donc de gagner du temps. En dernier, mais non la moindre, la mise en place d’une politique favorise une activité d’impression sécurisée. Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux données sensibles et confidentielles.
Utiliser des solutions de gestion de l’impression
Une bonne politique d’impression ne garantit pas le bon usage des outils d’impression. Plutôt que de compter sur la bonne volonté des collaborateurs, il faut adopter une gestion centralisée avec une gamme de solutions logicielles dédiées. Avec un logiciel de gestion électronique des documents ou GED, vous pouvez aisément maîtriser votre infrastructure d’impression. Cette solution de gestion permet de gérer l’impression des documents avec des fonctions comme l’authentification. À l’aide de cette fonctionnalité d’impression, chaque périphérique est protégé par un système d’identification par badge, propre à chaque utilisateur. On cite aussi une fonction pour surveiller l’environnement d’impression avec alertes en cas de panne ou de défaillance des systèmes d’impression.
Réduire les travaux d’impression à l’essentiel
En fonction du secteur d’activité de l’entreprise, le volume d’impression peut s’avérer important. Toutefois, afin de réduire l’impact écologique de l’entreprise, il convient de limiter autant que possible le flux d’impression. En pratique, réduisez l’impression de documents au strict nécessaire, en particulier pour les usages internes. Si possible, faites une impression noir et blanc en mode brouillon pour éviter le gaspillage des fournitures de bureau. Sur certaines gammes d’imprimantes multifonctions, il s’agit du mode économique. En outre, l’usage de document numérique est recommandé pour faciliter le partage et la communication des informations en interne. D’ailleurs, la dématérialisation des documents imprimés est la solution idéale pour faire du « zéro déchet ».
Adopter une gestion déléguée ou infogérance
Vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour assurer une bonne gestion de votre parc d’impression ? L’externalisation de la gestion des périphériques d’impression est recommandée. Confier la gestion des flux d’impression à une entreprise experte dans le domaine offre de nombreux avantages non négligeables. Cela vous permet de disposer de services de gestion compétents et de solutions d’impression qui répondent aux besoins des utilisateurs. Avec une gestion déléguée des impressions auprès d’une société experte, vous libérez vos collaborateurs d’une grande responsabilité. Ainsi, ils peuvent mieux se concentrer sur le cœur du métier et assurer le développement de l’activité de l’entreprise.