Pour améliorer son activité, une entreprise se doit de permettre à ses collaborateurs de disposer de tous les documents. Ils doivent être facilement accessibles. Seulement, les classiques dossiers préservés en papier peuvent être abîmés ou bien perdus entre autres. Pour éviter ces désagréments, la technologie a permis aujourd’hui de les numériser.
Cependant, il s’agit d’une tâche qui peut s’avérer compliquée et qui demande du temps, des ressources humaines ainsi que matérielles. Les entreprises ne sont pas forcément en possession de ces éléments. D’où la raison pour elles de se tourner vers l’externalisation de la saisie des données. Mais quels sont les réels avantages de cette solution ? Et comment faire pour l’externaliser ?
Les principaux atouts de l’externalisation de la saisie des données
L’externalisation de la saisie de données permet de déléguer cette tâche chronophage à des experts en la matière. Nombreuses sont les sociétés spécialisées dans ce domaine actuellement. Elles disposent des compétences nécessaires et d’une meilleure stratégie de gestion de pilotage de ce projet. La saisie de données externalisée offre de nombreux atouts pour tous types d’entreprises. Souvent, ces prestataires sont en mesure de numériser les données comme les factures, les chèques, les bons de commande, les lettres diverses ou encore les bons de livraison.
Gain de temps et d’argent, un personnel à disposition
La saisie de données est une tâche qui demande beaucoup de concentration. Il exige aussi du temps pour éviter les erreurs et leurs impacts négatifs sur l’image de l’entreprise. Elle demande également un nombre important de personnels, car souvent, il faut traiter un grand volume de données. Un prestataire a les aptitudes pour la réaliser.
Une société spécialisée est constituée d’une équipe d’opérateurs de saisie compétente et bien formée. Pour entreprendre les missions, ces experts disposent déjà d’équipements innovants. Ce qui leur permet de réaliser les travaux efficacement et dans les délais prévus. L’entreprise cliente gagnera alors du temps dans l’atteinte des objectifs.
L’externalisation de la saisie de données permet aussi de faire des économies. Cela est occasionné par le fait qu’il n’y a plus besoin de procéder au recrutement de personnel. Étant donné que le prestataire dispose déjà d’une main-d’oeuvre qualifiée et du matériel requis. Cela réduit les charges éventuellement associées aux achats d’équipements et aux salaires des nouveaux employés. Encore, quel que soit le budget, l’entreprise pourra toujours négocier les tarifs en optant pour l’externalisation. D’ailleurs, les prix sont souvent fixés en fonction du volume de documents à saisir.
Des prestations de qualité et des données sécurisées
Comme la sécurisation des données est primordiale, il est indispensable d’adopter les méthodes les plus efficaces. Avec l’externalisation, les documents seront bien en sécurité. D’autant plus qu’il sera aussi possible de les vérifier en temps réel. Cela leur permet d’éviter de se perdre dans une tonne de paperasses. Généralement, les données seront stockées sur une base de données numérique centralisée, permanente et sécurisée.
Les techniques pour réussir l’externalisation
Il n’est pas toujours facile de procéder à l’externalisation de la saisie des données de l’entreprise. Déjà, il faut s’assurer que la collaboration est au point entre le commanditaire et le prestataire.
Pour ce faire, il est essentiel de se tourner vers une structure compétente. Celle-ci doit avoir des années d’expériences dans le domaine pour mener à bien le projet d’externalisation. Sachant également que les données peuvent être sensibles et parfois confidentielles, les travaux doivent être confiés à une entreprise qui établit une politique de confidentialité stricte.
Pour éviter les malentendus et les retards, il vaut mieux analyser les compétences du prestataire sélectionné. Pour cela, il est nécessaire d’établir un cahier de charges précis et clair. Il faut alors mettre en place un système de contrôle et de suivi. Cela permet de vérifier le respect du cahier de charges. En cas de soucis, l’entreprise pourra le signaler au prestataire afin que celui-ci puisse prendre les mesures nécessaires.