Congrès, séminaires, conférences, tables rondes… sont des activités d’entreprise courantes qui permettent aux entreprises et aux professionnels de se rencontrer de temps à autre pour favoriser l’acquisition d’une expertise professionnelle, générer des réseaux et créer une expérience professionnelle enrichissante autour d’une marque.
L’organisation d’un séminaire est toujours une bonne stratégie pour atteindre les objectifs fixés, mais il est toujours conseillé de comprendre et de planifier soigneusement certains points, afin de transformer le séminaire en un événement réussi. Commençons par le commencement, afin d’établir une base très spécifique pour l’activité à laquelle nous faisons référence.
Qu’est-ce qu’un séminaire ?
Un séminaire est un événement professionnel dont l’objectif est de former et d’informer les participants sur un sujet ou un domaine particulier. Ce domaine de diffusion est toujours lié à l’activité professionnelle ou au travail de l’organisateur, qui représente l’autorité du sujet par rapport au reste des participants. Nous avons déjà parlé en détail du séminaire et d’autres événements similaires dans un autre article, où nous avons également évoqué les différences entre chacun d’entre eux.
Si votre marque ou votre institution souhaite organiser un séminaire, nous vous donnons ici les bases solides sur lesquelles agir.
Comment organiser un séminaire réussi ?
Face à la question de savoir comment organiser correctement un séminaire, force est de constater qu’il est fondamental de suivre une série d’étapes pour garantir le succès.
Définir les objectifs. C’est la première étape à franchir pour pouvoir répondre efficacement aux attentes des participants à l’événement. De plus, cette définition des objectifs permet de savoir exactement quel séminaire organiser à un moment donné et donc de le mener à bien.
En fonction du sujet ou du secteur dans lequel nous nous trouvons, nous devrons déterminer quels sont les participants les plus appropriés, ce pour quoi il sera nécessaire d’avoir une idée claire de notre public cible. Mais il ne s’agit pas seulement du public, mais aussi des orateurs qui auront pour tâche d’entrer en contact avec les participants au séminaire.
Estimer le budget. C’est le moment d’utiliser les ressources à notre disposition avec un budget défini où l’investissement en vaut la peine. En outre, il est recommandé de travailler avec une marge d’erreur pour les circonstances imprévues.
Il faut étudier les différentes possibilités de calendrier en fonction de la disponibilité des participants et surtout des orateurs. C’est pourquoi ces événements sont généralement programmés longtemps à l’avance.
Trouver le lieu idéal pour organiser un séminaire. Pour ce faire, il faut tenir compte de la capacité et de l’emplacement, et notamment de la possibilité d’un accès aisé pour les voitures particulières. Il faut également veiller à ce que l’accès au site soit simple et sans barrières architecturales.
Utilisez les inscriptions en ligne. Grâce à cela, nous pouvons faire des progrès considérables dans la gestion de l’événement, de sorte que l’accès au séminaire sera beaucoup plus facile. Par exemple, les invitations peuvent comporter un code QR avec le mode d’emploi, indiquant l’heure et le lieu du séminaire. Nous avons déjà parlé en détail de la manière de rédiger une invitation à un séminaire ou à un événement similaire.
Organiser les activités du séminaire. L’organigramme doit être clair pour que tout se déroule comme nous l’avons prévu, y compris les grandes lignes de l’événement. Nous pouvons même organiser une répétition pour être sûrs de réussir. Il faut également prévoir des pauses pour le déjeuner et des rafraîchissements, ainsi qu’une marge de temps supplémentaire au cas où les présentations déborderaient. Si vous avez des doutes sur la restauration, nous vous proposons les tendances actuelles en matière de restauration événementielle.
Par ailleurs, l’organisation d’un séminaire implique avant tout une responsabilité, d’où l’importance de la communication pour que tout se déroule comme prévu.