Vos compétences en matière de gestion de dossiers sont importantes.
En fait, elles peuvent avoir une incidence directe sur l’issue de vos dossiers, ce qui, à son tour, peut affecter votre capacité à conserver et à attirer des clients.
Nous vous proposons des conseils précieux pour vous aider à devenir un excellent gestionnaire de dossiers.
Organisez vos dossiers
L’attention portée à l’organisation est essentielle dans la pratique juridique, notamment en ce qui concerne les affaires judiciaires.
La première chose à faire lorsqu’on reçoit une nouvelle affaire ou le dossier d’un client existant est d’organiser les éléments du dossier (papier et électronique).
Organiser dès le départ les fichiers qui composent le dossier vous permet d’identifier immédiatement les éléments manquants ou mis à jour.
Cela peut permettre de gagner du temps et de réduire les coûts pour votre client en termes de consultation et de préparation des procès pour les affaires judiciaires.
Faire une check-list personnalisée
Prenez quelques minutes pour créer une liste de toutes les étapes que vous devez suivre pour chaque dossier, et vérifiez le statut de chaque affaire.
Chaque liste de contrôle doit être adaptée aux spécificités du dossier, mais elle doit inclure les tâches les plus courantes à effectuer pendant l’enquête.
En tenant une liste à jour, vous n’oublierez rien et saurez à tout moment quelles sont les étapes qui restent à franchir pour chaque cas. Ainsi, votre équipe pourra travailler plus vite et mieux que jamais.
Créez un rayonnage d’archives organisé et sécurisé
Les archives sont des éléments essentiels pour une entreprise, elles sont la mémoire des contrats passés et en cours, mais elles sont aussi indispensables à une bonne gestion.
Il est donc important que vous disposiez d’un espace organisé pour les stocker.
Afin de simplifier l’accès à vos archives, retrouvez un matériel professionnel ici. Cela vous permettra de trouver très rapidement ce dont vous avez besoin.
Pour chaque dossier, organisez les tâches par ordre de priorité
Pour rester concentré et éviter d’être submergé par la quantité de travail à accomplir, il est important d’organiser vos tâches de manière ordonnée.
Lorsque chaque affaire comporte une longue liste de tâches à accomplir et que vous en gérez un grand nombre, l’organisation de ces tâches en fonction de leur importance et de leur urgence est cruciale pour pouvoir se concentrer sur la bonne affaire au bon moment.
La plupart des tâches sont interdépendantes et une coordination est nécessaire.
Par exemple, pour les affaires menant à un procès, votre associé doit recueillir des informations à partir des déclarations des témoins avant une certaine date et les communiquer à l’avocat avant une autre.
En tenant compte de la façon dont les tâches sont liées les unes aux autres, vous pouvez vous assurer qu’elles sont accomplies en temps voulu.
Planifiez les tâches
Veillez à assigner des tâches avec une date limite, afin de ne pas perdre de vue le temps nécessaire à leur réalisation.
Le suivi de l’achèvement de ces tâches vous aidera à mieux évaluer le temps nécessaire pour les affaires futures, car vous saurez clairement combien de temps les tâches prennent, qui en est responsable et quand elles seront terminées.
Faites un suivi des tâches
Une fois que vous avez accompli une tâche initiale, vous devez disposer d’un système de suivi avec les autres parties jusqu’à ce que toutes les tâches soient achevées.
Il est nécessaire de normaliser les flux de communication pour toute gestion de cas.
Par exemple, si vous envoyez un courriel à quelqu’un pour lui demander d’accomplir une tâche avant une certaine date, l’établissement d’un rappel dans votre calendrier peut vous aider à rester organisé.